Kontorskoordinator

Stockholms Resilienscentrum (SRC) är ett internationellt ledande centrum vid Stockholms universitet som arbetar med tvärvetenskaplig forskning, undervisning och samverkan om resiliens och hållbar utveckling. SRC är en ung och dynamisk organisation med många internationella samarbeten. Sammantaget har SRC ca 160 medarbetare. Mer information om oss finns på: Stockholms Resilienscentrum.

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av kontors-, mötes- eller eventkoordinering och som drivs av att göra vardagen till en positiv upplevelse för kollegor och gäster. Kanske tycker du det är extra spännande att få göra det i en miljö där det främsta målet är att bidra till en hållbar utveckling som möjliggör välbefinnande för alla på planeten.

Arbetsuppgifter

Som kontorskoordinator har du en central roll i att säkerställa att kontorets verksamhet fungerar smidigt och effektivt. Ditt arbete spänner över många olika områden, och du bidrar till att skapa en professionell och trivsam arbetsmiljö för såväl medarbetare som gäster. Nedan följer exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen, men även andra uppgifter kan ingå.

Kontorsservice och administration

• Ansvara för att allmänna ytor hålls i ordning och är välkomnande, samt vara kontaktperson gentemot städbolaget.
• Hantera post och leveranser, samt säkerställa att all kommunikation in och ut fungerar effektivt.

Möteskoordination och reseplanering

• Planera och organisera interna och externa möten och evenemang, vilket inkluderar att förbereda lokaler, beställa, ta emot samt duka fram och plocka bort mat och dryck i samband med interna möten och externa events. Du tar emot gäster och ser till att de känner sig välkomna.
• Koordinera och boka resor för medarbetare och gäster samt fungera som kontaktperson gentemot resebyrån Amex.

Felanmälningar och leverantörs-kontakt

• Lämna felanmälningar till Akademiska Hus och Stockholms Universitet.
• Upprätthålla god kontakt med fastighetsskötare och andra externa leverantörer för att säkerställa att kontorets behov tillgodoses.

Inköp och materialhantering

• Ansvara för inköp och påfyllnad av kontorsmaterial, vilket innebär att ha koll på lagerstatus och behov.
• Se till att kontoret har allt som behövs för att fungera effektivt.

Larmhantering och säkerhet

• Vara kontaktperson för larmhantering, vilket inkluderar beställning av öppettider, larm och koder.
• Koordinera med säkerhetsleverantörer och hantera eventuella säkerhetsfrågor.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av beskrivna arbetsuppgifter.

En förutsättning i arbetet är god svenska och engelska i både tal och skrift. Många interna och externa möten hålls på engelska. Det är också ett krav att du behärskar MS Office i hög utsträckning.

Intervjuer sker löpande.

I tillsättningen kommer stor vikt läggas vid personlig lämplighet.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Start enligt överenskommelse, gärna omgående.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av administrativ chef Karl Hagström, tfn 08-674 74 99, karl.hagstrom@su.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.