Avtalsadministratör

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom universitetsförvaltningen med ett övergripande ansvar för universitetets lokaler och bostäder med tillhörande service. Vid avdelningen arbetar cirka 70 personer med frågor som rör till exempel lokal- och bostadsförsörjning, säkerhet, fysisk arbetsmiljö och servicetjänster såsom exempelvis lokalvård, post och gods, konferenssamordning, central tentamensservice och servicecenter. 

Nu söker vi en avtalsadministratör till driftgruppen vid Fastighetsavdelningen. 

Vi erbjuder dig en stimulerande arbetsplats med varierande arbetsuppgifter. 

Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Som avtalsadministratör arbetar du i nära samarbete med gruppchef och avtalsförvaltare för att säkerställa kvalitet, affärsmässighet och effektivitet i våra processer

I rollen som avtalsadministratör ansvarar du för att:  

• Samordna och följa upp avtal och upphandlingar löpande.
• Säkerställa att deadlines för upphandlingar och avtal hålls.  
• Ta fram och sammanställa underlag för kommande upphandlingar.  
• Uppdatera tjänstekatalog, kravspecifikationer och information på medarbetarwebben.
• Organisera och delta i arbetsgrupper samt möten med leverantörer och andra intressenter.
• Utveckla och effektivisera rutiner och processer inom sektionens ansvarsområden.  
• Planera och genomföra utvärderingar av våra funktioner.  

För att lyckas och trivas i rollen har du ett strukturerat arbetssätt och förmågan att hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Du är lösningsorienterad, analytisk och har ett starkt intresse för att utveckla och förbättra processer. Du kan hantera detaljer samtidigt som du ser till helheten och bidrar till att verksamheten når sina mål.  

Kvalifikationer

Vi söker dig som har: 

• Eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, juridik eller upphandling, eller annan relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. 
• Minst tre års erfarenhet av administrativt arbete med fokus på samordning, uppföljnin.g
• God vana av att använda MS Office, särskilt Excel och vana vid att analysera och sammanställa statistik och rapporter.
• Förmåga att snabbt lära dig och använda nya IT-system och verktyg. 
• Flexibilitet och förmåga att prioritera och växla mellan olika arbetsuppgifter vid behov.
• En välutvecklad samarbetsförmåga och trivs med att arbeta både självständigt och i team.
• Intresse för upphandling och tjänsteutveckling.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, med förmåga att kommunicera tydligt och anpassa kommunikationen efter sammanhang och behov.
• En god förmåga att skapa och bibehålla kontakter och nätverk både intern och externt.

Meriterande erfarenheter 

Det är en fördel om du dessutom har: 

• Kännedom om Lagen om offentlig upphandling (LOU). 
• Erfarenhet av att arbeta med upphandlingar.
• Erfarenhet av att arbeta med avtalsuppföljning och förvaltning. 
• Erfarenhet av processutveckling. 
• Erfarenhet av liknande arbete på en statlig myndighet eller ett lärosäte.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av gruppchef för Driftgruppen, Brian Baskin, tfn 08-1207 6786, brian.baskin@su.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.