Biträdande administrativ chef

Institutionen för svenska och flerspråkighet är en av de största institutionerna inom den humanistiska fakulteten vid Stockholms universitet. Vi har cirka 130 anställda och drygt 5000 studenter per läsår. 

Vid institutionen bedrivs forskning och utbildning inom områdena svenska och nordiska språk, svenska som andraspråk, tvåspråkighet (på Centrum för tvåspråkighetsforskning) samt tolkning och översättningsvetenskap (på Tolk- och översättarinstitutet). 

Mer information om oss finns på: Institutionen för svenska och flerspråkighet.

Institutionen behöver nu anställa en biträdande administrativ chef då nuvarande administrativ chef slutar och ledningen av det administrativa stödet omorganiseras. Arbetet sker i nära samarbete med prefekt, administrativ chef, ledningsgrupp, studierektorer, administration samt övriga medarbetare. 

Arbetsuppgifter

I ditt arbete bistår du den administrativa chefen. Anställningen innebär att du arbetar med institutionens utbildningsadministrativa funktion som består av utbildningskoordinatorer, studieadministratörer och studievägledare. Gruppen utgör en gemensam och sammanhållen administrativ resurs för hela institutionen. Du har personalansvar för ca. 15 medarbetare med god kompetens och högt engagemang. Du kommer att arbeta operativt med att leda, planera, fördela och kvalitetssäkra deras arbete. Du har nära samarbete med prefekt och administrativ chef och ingår i institutionens ledningsgrupp.

Du arbetar både operativt och strategiskt och ansvarar för den utbildningsadministrativa verksamhetsplaneringen. Du ger ett starkt och robust administrativt stöd till institutionsledning och studierektorer, och du ger stöd till institutionens verksamhet rörande utbildning på alla nivåer. En central del i ditt arbete är att säkerställa att verksamheten utförs i enlighet med interna och externa krav gällande regelverk. Du arbetar med framtagning av beslutsunderlag och analyser. Du ansvarar även för kunskapsspridning och uppföljning av regelverk, övergripande policys och rutiner. Andra administrativa arbetsuppgifter, såsom arkivering, diarieföring samt säkerhetsrelaterade frågor ingår.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleexamen med relevant inriktning. Du har nyligen arbetat eller arbetar i dagsläget med en bredd av utbildningsadministrativa frågor och ledning av personalgrupp. Du är van att ge stöd till ledningsfunktioner där du trivs med att bidra till helheten både strategiskt och operationellt. Du har aktuell erfarenhet av att stötta, upprätthålla och utveckla rutiner och arbetsformer i utbildnings- och studieadministrativa områden samt samla in och sammanställa information från flera olika parter. Du är van att rekrytera nya medarbetare och att arbeta med arbetsmiljön. Du är pedagogisk och tydlig och kan uttrycka dig väl i tal och skrift, framför allt på svenska men även kommunikation på engelska förekommer. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och Ladok.

Dina personliga egenskaper kännetecknas av att du är en god ledare som kan motivera dina medarbetare i en miljö som både är förvaltande och som ofta ställs inför förändringar. Du har mod och integritet samtidigt som du är strukturerad, resultatinriktad, kvalitetsmedveten och kan prioritera. Du skapar förtroende i samarbetet med andra samt har en väl utvecklad förmåga att tänka långsiktigt och se helheter. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

Det är meriterande om du har arbetat i de utbildningsadministrativa system som universitetet och institutionen använder, som W3D3 och Filemaker. Utbildning på forskarnivå i relevant ämnesområde är också meriterande eftersom arbetet sker i nära samarbete med studierektorer som är ansvariga för huvudområden och forskarutbildningsämnen.

Om anställningen

Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde 15 september 2025 eller enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Närmare information om anställningen lämnas av prefekt, Karolina Wirdenäs, karolina.wirdenas@su.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.