Projektadministratör talent retention

Stockholms Akademiska Forum är ett samarbete mellan 17 universitet och högskolor samt Stockholms stad. Vi profilerar Stockholm som internationell akademisk plats och vår främsta uppgift är att internationella forskare, doktorander och studenter ska hitta till Stockholm och därmed bidra till ett mer konkurrenskraftigt Stockholm och Sverige.

Mer information om oss finns på: Stockholms Akademiska Forum.

Vi söker en självgående och strukturerad projektadministratör som vill bidra till att utveckla och stödja projekt med fokus på internationella talanger: studenter, doktorander och forskare. Arbetet har särskilt fokus på att stödja dessa gruppers möjligheter att stanna i Sverige och etablera sig på den svenska arbetsmarknaden. Rollen passar dig som kombinerar kommunikativa färdigheter, nytänkande och erfarenhet av att arbeta i ett mindre, internationellt team där tempot ibland är högt och processer ständigt förändras.

Arbetsuppgifter

Som projektadministratör kommer du att arbeta brett och ansvara för både administration, koordinering, kommunikation och kvalitetsarbete. Dina arbetsuppgifter inkluderar:

• planering, koordinering och uppföljning av projektaktiviteter
• framtagning av agendor, underlag och dokumentation inför möten
• protokollföring samt uppföljning av beslut och aktiviteter
• hantering av fakturor, register och intern dokumentation
• stöd vid framtagning av projektbudgetar och tidsplaner
• ansvar för publicering och löpande uppdatering av innehåll 
• produktion och utskick av nyhetsbrev
• göra muntliga presentationer inför större och mindre grupper
• stöd i rapportskrivning, sammanställningar och dataanalys
• koordinering av intern och extern kommunikation, inklusive sociala medier
• medverkan i utveckling av interna processer, rutiner och kvalitetsarbete
• stöd i dokumentstyrning och uppföljning av standarder och arbetsmetoder.

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen skall du ha:

• erfarenhet av administrativt arbete i roller som projektassistent, koordinator eller motsvarande
• dokumenterad erfarenhet av att stödja internationella doktorander och studenter med aktiviteter riktade mot arbetslivsanknytning
• dokumenterad vana att arbeta självständigt med webbpublicering i Wordpress
• erfarenhet av nyhetsbrevshantering, exempelvis via Mailchimp
• vana av att arbeta i internationella miljöer och med många olika intressenter
• erfarenhet av digital marknadsföring, grafisk form, innehållsproduktion och målgruppsanpassad kommunikation
• förståelse för hur man når effekt genom data, analys och digitala verktyg
• kännedom om relevanta AI-verktyg samt Office 365, särskilt Teams och Forms
• vana av arbete som inkluderar försäljning eller medlems-/kundrekrytering
• mycket god förmåga att uttrycka dig både på svenska och engelska, i tal och skrift. 

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av datainsamling, analys och rapport
• erfarenhet av projekt som finansieras av myndigheter, universitet eller biståndsorganisationer
• ytterligare språkkunskaper
• erfarenhet av kvalitetsarbete eller dokumentstyrning, t.ex. enligt ISO 9001.

Vi söker dig som är:

• strukturerad och noggrann
• serviceinriktad och kommunikativ
• proaktiv, självständig och trygg i att driva egna processer
• flexibel, prestigelös och trivs i ett litet team
• van att hantera många parallella uppgifter utan att tappa kvalitet.

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare på heltid med sex månaders provanställning. Kvälls- och helgarbete förekommer. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

• en ansvarsfull och varierad roll i ett litet etablerat team
• en miljö där initiativförmåga och idéer välkomnas.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av verksamhetschef Maria Fogelström Kylberg, maria.fogelstrom-kylberg@staforum.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.