Administratör

Ekonomiavdelningen vid Stockholms universitet ansvarar för att stödja verksamheten med ekonomiadministration, budgetarbete, redovisning och uppföljning. Vi är en central funktion som arbetar tätt ihop med universitetets olika avdelningar och institutioner och ser till att resurser används på bästa sätt. Här får du chansen att vara del av ett engagerat team med cirka 40 anställda som gillar att lösa problem och förbättra arbetssätt i en spännande och viktig verksamhet.

Mer information om oss finns på: Ekonomiavdelningen.

Arbetsuppgifter

Ekonomiavdelningen söker en mångsidig och självgående administratör som kan ta ett helhetsansvar inom ekonomiadministration, personaladministration, IT-hantering och kommunikation. I denna mångfacetterade roll kommer du att vara en nyckelperson som ansvarar för att driva och samordna viktiga administrativa funktioner på avdelningen, och se till att arbetet löper smidigt på flera områden. Du kommer att vara en central punkt i det dagliga arbetet, där du ansvarar för flera roller samtidigt, och du kommer att agera både stödjande och ledande inom olika ansvarsområden. Din roll innefattar bland annat:

Ekonomiadministration
- Ansvara för den interna bokföringen på avdelningen.
- Hantera och följa upp ekonomiavdelningens inköp, fakturering och ekonomiska transaktioner.
- Hålla koll på prenumerationer och avtal, såsom licenser och serviceavtal.
Personaladministration och rekrytering
- Personalhandläggare.
- Fungera som kontaktperson för HR i personalrelaterade frågor och uppföljning i personalsystem.
- Leda och koordinera rekryteringsadministration, inklusive annonsering av tjänster och urval.
- Ansvara för introduktion av nyanställda, inklusive praktiska förberedelser, beställningar och hantering av behörigheter.
IT och infrastruktur
- Hantera IT-relaterade frågor, såsom kontohantering, behörigheter och passerkort.
- Säkerställa att avdelningens IT-infrastruktur fungerar smidigt och att anställda har rätt resurser.
- Koordinera underhåll och inköp av kontorsutrustning, såsom datorer, skrivare och telefoner.
- Support till anställda med tekniska problem.
Intern kommunikation och samordning
- Kommunikation med leverantörer och externa tjänsteleverantörer (t. ex. IT-support eller catering).
- Kontaktperson för interna och externa parter gällande kontorsrelaterade frågor.
- Organisera interna evenemang och möten.
Kontorskoordinator
- Ansvara för bokning av lokaler, utbildningar och koordinering av möten.
- Hantera felanmälningar för lokaler och kontorsutrustning.
- Kontaktperson för interna och externa parter gällande kontorsrelaterade frågor.
- Organisering av dagliga aktiviteter för att hålla kontoret fungerande.
Inköpskoordinator
- Samordning av interna köp och stöd till avdelningen i inköpsfrågor.
- Säkerställa att inköp sker enligt gällande avtal, rutiner och upphandlingslagstiftning.
- Vara kontaktpunkt mellan beställare och leverantörer.
Webbredaktör
- Ansvar för webbadministration och uppdatering av intranät och interna digitala kanaler.
- Publicera, redigera och strukturera innehåll enligt organisationens riktlinjer och kommunikationsmål.
- Säkerställa att materialet följer tillgänglighetskrav och är användarvänligt.
- o Arbeta med sökmotoroptimering (SEO) för att förbättra synligheten av relevant information.
- Samordna och samarbeta med andra avdelningar för att samla in och granska innehåll.
Övrig administration och stöd

Kvalifikationer

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta i en koordinerande och serviceinriktad roll. Du har god vana av att arbeta med olika IT-system och är skicklig på att hantera flera roller och arbetsuppgifter parallellt. För att trivas i rollen bör du ha en stark organisatorisk förmåga och kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift, på svenska och engelska.

Krav

Erfarenhet av att arbeta i affärssystem, ekonomisystem, personalsystem, rekryteringsverktyg, CMS, webbverktyg samt system för diarieföring.
Högskolestudier.

Meriterande

Erfarenhet från statlig myndighet.
Arbete på universitet eller högskola.
Kunskap och erfarenhet av att arbeta med system som W3D3, Raindance, Primula, Varbi, Sitevision, Matomo, Monsido och Microsoft Excel.

Personliga egenskaper

Du arbetar strukturerat, både när det gäller dina egna uppgifter och den support du tillhandahåller. Rollen ställer krav på en god förmåga att planera och utföra arbetsuppgifter effektivt inom ditt ansvarsområde. Eftersom arbetet innebär många kontaktytor är det avgörande att du samarbetar väl för att hitta lösningar och att du bygger goda relationer.

Du har ett naturligt driv, är duktig på att prioritera och tar ansvar för att lösa problem på ett effektivt sätt. Att följa upp dina åtaganden är en självklarhet för dig, och du arbetar med ödmjukhet, lyhördhet och en hjälpsam attityd gentemot kollegor och samarbetspartners.

Vi kommer att lägga stor vikt vid din personliga lämplighet.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Arbetet kräver närvaro på kontoret och möjligheter till hybrid- eller distansarbete erbjuds inte. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av Ekonomichef Agneta Pantzare, tfn 08-16 19 17, agneta.pantzare@su.se.

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.